Fachartikel

Onboarding remote und digital mit Microsoft Teams und SharePoint HelpDesk

Eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beginnt schon mit einem gut organisierten Onboarding-Prozess. Dieser umfasst mehrere Schritte: Zugriffsberechtigungen erteilen Eine Willkommensmail an das neue Teammitglied schicken Den oder die „Neue“ den anderen Teammitgliedern vorstellen Diese Schritte können problemlos teilweise oder vollständig automatisch und remote ablaufen, mit Hilfe von einem auf SharePoint Online basierenden HelpDesk, Microsoft Teams und Power Automate. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Konto für den neuen Mitarbeiter, den wir in unserem Weiterlesen


Ein Helpdesk – mehrsprachig und mit jeweils sprachbezogener Mailadresse

International tätige Unternehmen stecken nicht selten in dem Dilemma, dass sie ihr Ticketsystem einerseits zentral verwalten wollen, es andererseits aber auch für die einzelnen Niederlassungen in den jeweiligen Landessprachen verfügbar und über eine jeweils eigene Mailadresse erreichbar sein soll. Hier kann eine Cloud-Lösung auf Basis von Microsoft 365 mit auf SharePoint Online basierenden Formularen helfen. Eine interne Server-Infrastruktur mit einem eigenen SharePoint Server wird dadurch überflüssig Für einen unserer Kunden mit mehr als 20 Tochtergesellschaften Weiterlesen


Die EU-Cloud: Microsoft ermöglicht es, Daten ausschließlich in der Europäischen Union zu speichern und zu verarbeiten

Viele europäische Firmen zögern noch beim Schritt in die Cloud, weil sie ihre Daten nicht auf Servern außerhalb der EU gespeichert wissen wollen. Zu groß scheint ihnen das Risiko, dass durch unterschiedliche juristische Voraussetzungen Dritten der Zugriff auf ihre Daten gewährt werden muss. Obwohl auch jetzt schon bei vielen Microsoft-Services die Kunden über selbstverwaltete Schlüssel die Kontrolle über die Verschlüsselung ihrer Daten haben, Microsofts Cloud-Services die Vorschriften der EU erfüllen und viele Azure-Services sich so konfigurieren lassen, Weiterlesen


Bitte ausfüllen… Ticketsystem verschickt automatisch Formulare

Dass ein Ticketsystem auf neue Anfragen vorgefertigte Standardantworten schickt, ist … nun ja … Standard. Darüber hinaus kann aber auch, abhängig von der Anfrage, ein Formular zum Ausfüllen automatisch an den oder die Anfragenden geschickt werden. Schauen wir uns folgendes Beispielszenario an: In einem Helpdesk eingehende Mails sollen von Anfang an sortiert werden nach (potentiell kostenpflichtigen) Change Requests und im Service inbegriffenen Supportanfragen. Dies lässt sich regelbasiert so realisieren, dass bereits im Betreff der Mail Weiterlesen


Prozesse optimieren und Kommunikation vereinfachen – aber wie?

Bei einem unserer Kunden sollten eine Reihe von Prozessen digitalisiert und zum Teil optimiert werden. Das Ziel war eine Vereinfachung der Kommunikation und Verschlankung der Abwicklung.   Für einen solch komplexen Vorgang, der nahezu alle Bereiche eines Unternehmens betrifft, bietet sich zunächst ein gemeinsamer Workshop an, um die einzelnen Themen zu identifizieren und die Vorgehensweise abzustimmen. Es stellte sich heraus, das Microsoft Teams und SharePoint Online Dreh- und Angelpunkte der Lösung sein würden. Außerdem wurde Weiterlesen


Wir ziehen um!

Wie wahrscheinlich viele Menschen während der Sommerzeit sind auch wir bei der Locatech IT Solutions gerade mit Packen beschäftigt. Allerdings packen wir keine Koffer für den wohlverdienten Urlaub, sondern Umzugskartons. Zum 1. August 2021 beziehen wir unser neues Domizil am Europaplatz 11 an der Dortmunder „Stadtkrone Ost“. Für Sie als unsere Kunden ändert sich natürlich nichts. Unsere Erreichbarkeit per Telefon und E-Mail bleibt unverändert, und wir freuen uns darauf, Ihnen an unserem neuen Standort genau Weiterlesen


Verarbeitung von Eingangsrechnungen – digital und automatisiert

Das Leben in der Buchhaltung könnte so viel einfacher sein, wenn eingehende Rechnungen elektronisch erfasst, geprüft und freigegeben werden könnten und die eigentliche Rechnung dabei an einer zentralen Stelle verbliebe! Eine digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen bietet zudem den Vorteil, dass Prüfung und Freigabe problemlos auch vom Home Office aus erfolgen können. Natürlich muss der Freigabeprozess einer vorgegebenen Logik folgen, und alle Beteiligten müssen immer auf dem aktuellen Stand sein. Auch die Frage der Berechtigungen muss Weiterlesen


Direktes Öffnen von PDF-Dateien von lokalem SharePoint („On-Premises“) aus

Über das direkte Öffnen von auf SharePoint Online verwalteten PDF-Dateien über ein Kontextmenü hatten wir hier bereits berichtet. Die gute Nachricht: Auch für lokale SharePoint-Umgebungen haben wir eine Lösung entwickelt, um dies zu ermöglichen! Die Voraussetzung ist, dass Sie SharePoint Designer 2013 auf Ihrem SharePoint Server installiert haben. Administrative Rechte auf dem SharePoint Server und auf jedem Client müssen zur Einrichtung vorliegen. Ihre SharePoint 2016-Umgebung muss entsprechend vorbereitet werden, indem die von uns entwickelte SharePoint-App, Weiterlesen


Ressourcenplanung über integrierte Apps

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen es hilfreich ist, wenn man über einen online verfügbaren Kalender die zeitliche Verfügbarkeit von Personen/Ressourcen einsehen und die gewünschten Zeitfenster direkt buchen kann: Für die Planung bestimmter Aufgaben oder Projekte kann es zum Beispiel notwendig sein, mehrere Personen einzubeziehen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Oder Kunden/Interessenten möchten eine Beratung buchen. Oder in einem Handwerksbetrieb muss der Einsatz der einzelnen Arbeitskräfte für unterschiedliche Aufträge koordiniert werden.   Wir wollen Weiterlesen


Corona-Tests dokumentieren mit Hilfe einer PowerApp

Um an den Schulen wieder Präsenzunterricht durchführen zu können, sollen regelmäßige sogenannte Corona-Selbsttests der Schülerinnen und Schüler eine unterstützende Maßnahme sein. Die Dokumentation dieser Tests stellt einen gewissen bürokratischen Aufwand dar, der aber dank einer von Locatech erstellten PowerApp nicht in einen „Papierkrieg“ ausarten muss.   Nach Vorgabe des Schulministeriums in NRW sind die an den Schulen durchzuführenden Corona-Selbsttests der Schülerinnen und Schüler zu dokumentieren in Bezug auf Datum der Testdurchführung / Angabe der Klasse oder Weiterlesen

 
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