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Aufräumen – in der Garage und bei SharePoint!

Aufräumen – in der Garage und bei SharePoint!

Aufräumen und Platz schaffen, mit diesem Thema haben sich in diesem nun zu Ende gehenden Jahr viele von uns auf die eine oder andere Weise beschäftigt. Manch einer plant vielleicht noch eine Aufräumaktion zum Jahresende oder fasst entsprechende gute Vorsätze für das nächste Jahr.

 

 

Auch im SharePoint-Umfeld ist regelmäßiges Aufräumen eine gute Idee. Je nach Nutzungsverhalten oder Größe der verwalteten Dateien kann nämlich der verfügbare Speicherplatz durchaus mal knapp werden, wenn man nicht aufpasst. Und das Anmieten zusätzlicher Speicherkapazitäten ist eine kostspielige Angelegenheit.

Genau wie im eigenen Zuhause ist ein guter erster Schritt zu mehr Ordnung auch hier ganz einfach das Leeren der Papierkörbe (so banal das auch klingen mag).

Diese Aufgabe wird zwar in SharePoint – im Gegensatz zum häuslichen Umfeld – sogar automatisch erledigt, da jedes gelöschte Element nach 93 Tagen endgültig aus dem Papierkorb entfernt wird. Aber wenn viele große Dateien im Papierkorb liegen, kann dieser Zeitraum durchaus zu lang sein, und ein kürzeres Löschintervall wäre wünschenswert.

In SharePoint kann eine entsprechende Einstellung jedoch nicht direkt vorgenommen werden. Die Lösung bietet ein PowerShell Script mit der PnP-SharePoint Online-Bibliothek, die als Zwischenschicht zur eigentlichen API dient.

Damit es automatisch läuft, sollten die Anmeldedaten verschlüsselt neben dem Script in einer Datei gespeichert werden. Diese verschlüsselte Datei ist nur auf dem Rechner, auf dem sie erstellt wurde, nutzbar.

Für den automatischen Ablauf wird dann ein Scheduler Task erstellt, der zeitgesteuert das Script startet. Und schon werden die virtuellen Papierkörbe im gewünschten Löschintervall geleert und die Speicherkapazitäten entlastet.

Wir helfen Ihnen gern, Ihre guten Aufräum-Vorsätze in die Tat umzusetzen!

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